Datenschutz im landwirtschaftlichen Betrieb

Checkliste zur Umsetzung der DSGVO auf Ihrem landwirtschaftlichen Betrieb

Der Schutz der personenbezogenen Daten ist eine wichtige Aufgabe für jedes Unternehmen. Die DSGVO bildet hierzu die Gesetzesgrundlage und regelt die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

Die wichtigsten Grundsätze des Datenschutzes nach DSGVO

Verbotsprinzip mit Erlaubnisvorbehalt – d.h. eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich verboten, es sei denn - es liegt eine Rechtmäßigkeit nach § 6 DSGVO (Vertrag, Einwilligung, berechtigtes Interesse) vor. Eine Verarbeitung ist nur zu diesem Zweck zulässig (Zweckbindung)
Transparenz - Informationspflichten, Auskunftspflichten, Datenpannen
Rechte der betroffenen Person - Berichtigung, Löschung, eingeschränkte Verarbeitung, Datenübertragung, Widerruf, Datenminimierung
Rechenschaftspflicht des Verantwortlichen - Datenschutzorganisation mittels Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT), TOM´s, Dokumentation der Einwilligungen, Dokumentation von Datenschutzverletzungen incl. Abwehrmaßnahmen

Datenschutzanforderung	Umsetzung	Muster, weiterführende Informationen
Verzeichnis der Verarbeitungsverfahren (VVT)		Im VVT sind alle Verfahren zu dokumentieren in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Muster eines VVT für landwirtschaftliche Betriebe
Rechte der Kunden und der Beschäftigten	Auskunft	Kunden und Beschäftigte können jederzeit Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
	Löschung	Sobald keine gesetzliche Grundlage für die Speicherung der personenbezogenen Daten der Kunden oder Beschäftigten besteht, sind sie zu löschen. (z.B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen)
Informationspflichten	Impressum Homepage	Muster für ein Impressum natürliche Person (Einzelfirma), GbR und GmbH
	Datenschutzinformation auf der Webseite	eigener Internetauftritt - bitte erstellen Sie die Datenschutzerklärung mit dem Entwickler Ihrer Webseite!
	Datenschutzinformation für Kunden	Nach § 13 DSGVO sind die Datenschutzinformationen den Betroffenen bei der Erhebung der Daten zur Verfügung zu stellen. Muster einer Datenschutzinformation
	Datenschutzinformation für Beschäftigte	Der in der DSGVO geregelte Schutz der personenbezogenen Daten gilt analog für Beschäftigte/Bewerber. Muster Datenschutzinformation für Beschäftigte
Beschäftigtendatenschutz	Datenminimierung Einwilligung Foto´s Verpflichtungserklärung	Der in der DSGVO geregelte Schutz der personenbezogenen Daten gilt analog für Beschäftigte/Bewerber. Datenminimierung - nur Informationen, die für ein Arbeitsverhältnis benötigt werden, dürfen erhoben/gespeichert werden. Achtung: Nicht alle Daten der Bewerbungsunterlagen sind erforderlich. Muster Einwilligungserklärung Foto - Beschäftigte Muster Verpflichtungserklärung - Mitarbeiter
Beschäftigtendatenschutz	Bewerber Datenschutzinformation für Bewerber Datenminimierung Löschverpflichtung	Bewerber gelten im Datenschutz wie Beschäftigte. Konkret: Bitte beachten Sie folgende Regelungen: Informationspflicht - zeitnahe "Übergabe der Datenschutzinformation" z.B. mit der Eingangsbestätigung per Email. Muster Datenschutzinformation für Bewerber Datenminimierung - nur Informationen, die für die Entscheidungsfindung tatsächlich benötigt werden, dürfen erhoben werden. Löschverpflichtung - 6 Monate nach Abschluss des Bewerberverfahrens. Stellen Sie sicher, dass alle Empfänger die elektronischen Bewerbungsunterlagen und den Schriftverkehr dazu löschen. Achtung: automatische Archivierung!
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung	Kunden	Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage des Auftrages. Eine Verarbeitung der erforderlichen personenbezogenen Daten ist zu diesem Zweck zulässig.
Werbung	Einwilligungen	Briefwerbung ist für Unternehmen nach DSGVO grundsätzlich ohne Einwilligung erlaubt. Für E-Mail-Werbung gilt dies dagegen nur bei Bestandskunden. Dabei ist jeweils auf das Recht zum Widerspruch gegen eine werbliche Nutzung der Kontaktdaten hinzuweisen. Für die werbliche Nutzung von Telefonnummern (Verbraucherinnen und Verbraucher) sowie bei der Verwendung von E-MailAdressen bei Interessenten ist stets deren vorherige Einwilligung nötig. Diese muss dazu verständlich formuliert werden. Für eine Einwilligung ist eine aktive Zustimmung und der Hinweis auf Widerrufbarkeit notwendig. Aus Beweisgründen ist eine schriftliche bzw. elektronisch dokumentierte Form empfehlenswert.
Sicherheit der Verarbeitung		Um die personenbezogenen Daten angemessen zu schützen sind Standardsicherheitsmaßnahmen, wie z.B. der Einsatz aktueller Betriebssysteme, Virenscanner, Passwortschutz und regelmäßige Datensicherungen umzusetzen.
Datenschutzverletzungen	Datenpannen online melden	Kommt es im Unternehmen zu Sicherheitsvorfällen im Umgang mit personenbezogen Daten, so besteht eine gesetzliche Meldepflicht beim BayLDA als Aufsichtsbehörde. Beispiele solcher Datenschutzverletzungen: - Diebstahl oder Verlust eines Notebooks - Verschlüsselungstrojaner per E-Mail - Hacking-Angriff auf die Unternehmenswebsite Die Kundschaft und die Beschäftigten müssen nur informiert werden, wenn ein hohes Datenschutzrisiko für diese besteht (was die Ausnahme ist).
Datenschutzorganisation	Dienstleister - Verzeichnis der Auftragsverarbeiter - Auftragsverarbeitungs-vertrag - Verpflichtungserklärung	Es ist bei jedem Dienstleister sicherzustellen, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten rechtskonform erfolgt. Konkret: Führen Sie eine Liste Ihrer Dienstleiter die personenbezogenen Daten von natürlichen Personen verarbeiten. Muster - Verzeichnis der Auftragsverarbeiter Überprüfen Sie, ob es sich bei der Tätigkeit um eine Auftragsverarbeitung handelt ( siehe Auslegungshilfe - Auftragsverarbeitung). Erfahrungsgemäß gelten alle Dienstleistungen im IT-Bereich als Auftragsverarbeitungen. Im Normalfall verfügt der Auftragnehmer über eine Vorlage "Auftragsverarbeitungsvertrag" und stellt Ihnen als Auftraggeber diesen zur Verfügung. Muster Auftragsverarbeitungsvertrag Andere Dienstleister und Subunternehmer verpflichten Sie durch eine Verpflichtungserklärung zum Datenschutz. Muster Verpflichtungserklärung für Dienstleister
Datenschutzorganisation	Mitarbeiterschulungen	Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet Ihre eigenen Beschäftigten regelmäßig zum Thema Datenschutz zu sensibilisieren und zu unterrichten. Bitte schriftlich dokumentieren.
Videoüberwachung		Folgende Punkte sind bei einer Videoüberwachung zu berücksichtigen: - Hinweisschild – Platzierung bevor die Überwachung erfolgt! - Informationsblatt - Auslage/Aushang (ggfs. ergänzt durch Veröffentlichung im Internet) an gut erreichbarer Stelle - Bitte achten Sie darauf, dass die Kamera so platziert wird, das kein Arbeitsplatz eines Mitarbeiters mit der Kamera überwacht wird!

Die vom KBM e.V. zur Verfügung gestellten Muster und Formulierungshilfen sind unverbindlich und ohne Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Sie ersetzen nicht Ihre Eigenverantwortlichkeit für die Belange des Datenschutzes!